個人情報保護方針

個人情報保護理念

当社は、ソフトウェア開発、IT関連機器・サプライ品の販売、修理、保守サービス事業を行うにあたり、書類での情報はもとより、データ（HDDやメディア）などのお客様からお預かりする個人情報の取り扱いを適切に行うとともに、それに付帯する情報の保護についても適切な処置を講じる社会的責任があることを認識する必要がある。そのためにも、個人情報保護に関する法律及びその他の規範を遵守し、役員並びに従業者が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針を定め、これを理解し、一丸となり実践し、個人情報の適切な保護に努めます。

1. １．当社は、全ての事業で取り扱う個人情報及び役員並びに従業員の個人情報に関して、個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
2. ２．当社は、事業遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用、及び提供を行います。取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための処置を講じます。
3. ３．当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩等のリスクに対して、合理的な安全対策及び是正処置を講じます。
4. ４．当社は、本人からの苦情や相談に対して遅延なく対応します。
5. ５．当社は、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し改善します。

平成22年10月1日制定
平成25年7月29日改訂
令和3年10月12日改訂
株式会社シンエイシステム　代表取締役　中島 浩章

お問い合わせ先

〒020-0874　岩手県盛岡市南大通1-12-32
株式会社シンエイシステム　個人情報相談窓口
TEL：019-651-2815　FAX:019-654-8567
E-mail：info@shineisystem.co.jp

個人情報の取り扱い

（1）事業者の氏名または名称

株式会社シンエイシステム

（2）個人情報保護管理者

代表取締役　中島　浩章

（3）個人情報の利用目的

①保有個人データ利用目的

個人情報の種別	利用目的
お客様	ソフトウェア開発、IT関連機器・サプライ品の販売、修理、保守サービス事業に伴う注文処理、サービス内容に関するお問い合わせ、及び取得時に明示または同意いただいた目的のため
採用応募者・従業員・退職者	・採用選考のため ・その他、従業員情報管理規定に定める目的のため
問い合わせ者	・お問い合わせに回答するため

■お客様
《利用目的》
ソフトウェア開発、IT関連機器・サプライ品の販売、修理、保守サービス事業に伴う注文処理、サービス内容に関するお問い合わせ、及び取得時に明示または同意いただいた目的のため
■採用応募者・従業員・退職者
《利用目的》
・採用選考のため
・その他、従業員情報管理規定に定める目的のため

②直接書面以外で取得する場合の利用目的

個人情報の種別	利用目的	開示区分
委託元の個人情報	・システム復元のためのデータの移行 ・パソコンの修理のため	非開示

■委託元の個人情報
《利用目的》
・システム復元のためのデータの移行
・パソコンの修理のため
《開示区分》
非開示

（4）個人情報の委託について

業務委託先に対して皆様の個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などにより皆様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

（5）保有個人データの安全管理のために講じた措置

① 個人情報保護方針の策定
当社は、個人情報保護法及び関連法規制を遵守し、個人情報を適正に取扱うことについて「個人情報保護方針」を策定し、公表します。

② 保有個人データの取扱いに係る規律の整備
「個人情報保護方針」に基づき、個人情報の取扱いに係る基本事項を定めた「個人情報保護マニュアル」を最上位文書とした規定を策定し、個人データの安全管理のために講じるべき必要かつ適切な措置について定めます。

③ 組織的安全管理措置
個人情報保護管理者を任命するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確にし、個人情報保護法、関連法規制及び当社規定への違反又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備します。また、個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を行うとともに、内部監査を実施します。

④ 人的安全管理措置
個人データの取扱いに関して、従業者に定期的な研修を実施します。また、個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に盛り込むとともに、従業者へは入社時に秘密保持に関する誓約書の提出を義務としています。

⑤ 物理的安全管理措置
個人データ取扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止します。また、個人データを取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じます。

⑥ 技術的安全管理措置
アクセス制御を実施し、担当者及び取扱う個人情報データベース等の範囲を限定します。また、個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入します。

⑦ 外的環境の把握
個人データを外国にある第三者に提供する場合には、個人データを保管している国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施します。 ※当社は外国において、個人データを取り扱うことはありません。

（6）保有個人データに関するお問合せ

本人またはその代理人から当社が保有する保有個人データに関して、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加、又は削除、利用の停止、消去及び第三者の提供の停止（以下、開示等という）のご請求については、以下の手続きにより対応します。

①開示等の求めについて
開示等の求めは下記宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりお願い申し上げます。
なお、封筒に「開示等請求書在中」とお書き添え頂ければ幸いです。

②開示等の求めに際して提出すべき書面（様式）等
開示等の求めを行う場合は、下記の申請書をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類を同封しご郵送下さい。
■個人情報開示・訂正・利用停止申請書
【PDF:74KB】【Word:55KB】
■本人確認の為の書類

1. ⅰ．個人信用情報（金融・資産・口座番号）、暗証番号、特定の機微な情報
1. ａ．「個人情報開示・訂正・利用停止申請書」に所定の事項を記入し、押印をお願いします。
2. ｂ．本人の身分を証明する書類（免許証、パスポート、健康保険証など）のコピー。
3. ｃ．委任状（任意様式、ただし本人の署名・押印・住所、および代理人の氏名・住所の記載は必須）
4. ｄ．代理人の身分を証明する書類（免許証、パスポート、健康保険証など）のコピー。
2. ⅱ．前項以外の情報（基本情報（氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、勤務先など）、利用サービスサービス内容・契約条件およびその他の情報）
• ａ．ご本人からの問合せ（口頭、電話、メール、書面を含む）の場合には、登録電話またはメールアドレスのコールバックにより本人確認をさせていただきます。
• ｂ．ご請求に対する回答は口頭または書面で行わせていただきます。ただし、口頭によるご回答は、ご本人様の同意が得られた場合に限らわせていただきます。代理人様からのご請求は郵送によるものとし、以下の書類の提出を受付条件といたします。
• ｃ．「個人情報開示・訂正・利用停止申請書」に所定の事項を記入した書類
• ｄ．委任状（任意様式、ただし本人の署名・押印・住所、および代理人の氏名・住所の記載は必須）
• ｅ．本人および代理人の身分を証明する書類（免許証、パスポート、健康保険証など）のコピー各1通

③開示等の求めの手数料及びその徴収方法について
手数料は、徴収しません。

④開示等の求めに対する回答方法について
申請者の申請書記載住所宛に本人限定郵便によってご回答申し上げます。

⑤開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」
開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出いただいた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、6ヶ月以内に廃棄させて頂きます。

「保有個人データ」の不開示事由について

次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。

• ■申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社への登録住所が一致しない　ときなど本人が確認できない場合
• ■代理人による申請に際して、代理権が確認出来ない場合
• ■所定の申請書類に不備があった場合
• ■開示の求めの対象が「保有個人データ」に該当しない場合
• ■本人又は第三者の生命、、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• ■当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• ■他の法令に違反することとなる場合